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文件管理有什么意义和组成?

发布时间:2018-12-02
摘要:说到文件管理,可能我们最先想到的就是对凌乱的文件做一个整理,是的,字面上是这样理解的。但不也仅仅是对文件的整理,总的来说是为了实现公司文件管理规范化,提高文件管理效率和质量,特对公司文件管理做出具体要求。

 

  说到文件管理,可能我们最先想到的就是对凌乱的文件做一个整理,是的,字面上是这样理解的。但不也仅仅是对文件的整理,总的来说是为了实现公司文件管理规范化,提高文件管理效率和质量,特对公司文件管理做出具体要求。

文件管理

  知识管理中非常重要的一个环节就是快速寻找你所要找的资源,文档就是其一。那么文档的储存归档和文件命名就非常 重要。只有科学的文档分类,文档命名才能快捷的搜索,高效完成工作。好的文件管理主要有三大便利:

  A. 提高沟通效率,让接收方从文件/夹命名中就知道文件/夹的主题;

  B. 实现快速索引,方便快速检索到所需呀的文件;

  C. 方便快速回溯,区分版本并随时回溯以前的版本,了解版本变更记录。

文件管理

  我们知道,当我们拿到一个新电脑时候,电脑是空白的,顶多会帮我们进行分盘(C、D、E、F),而随着电脑的不断使用,我们会产生许许多多的文件(files),为了方便归类我们就新建了各种各样的文件夹(folder)来储存我们的文件,这样属于我们自己的逻辑树就形成了。从根目录出发-->盘符-->根文件夹-->一级子文件夹-->二级子文件夹……-->文件,文件的管理其实意味着我们自己的思维结构是怎样的,有人习惯用时间区分,有人习惯用类别区分,也有人习惯用对象区分,这并无好坏之分,仅仅意味着自己的思维习惯。

文件管理

  至此我们已经可以总结,文件管理至少需要从两个维度进行管理,即文件(content)和文件夹(folder)。

  文件管理的用处是非常广泛的,不论是大型企业、中型企业,还是小型企业,他们都需要对各自的文件做一个归纳、整理,在需要的时候可以快速、准确的将它们使用。总之,文件管理是生活、工作中必不可少的。