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公务电子邮件归档与管理规则有什么联系?

发布时间:2018-12-03
摘要:现在的互联网时代,邮件归档已经逐渐成为网络中比较受欢迎的应用方式之一了,而且保护电子邮件安全不仅是网络管理员的职责,也是邮件归档部门的一部分职责所在,因此我们不能忽略电子邮件的信息安全。

 

  现在的互联网时代,邮件归档已经逐渐成为网络中比较受欢迎的应用方式之一了,而且保护电子邮件安全不仅是网络管理员的职责,也是邮件归档部门的一部分职责所在,因此我们不能忽略电子邮件的信息安全。

  1、范围

  本标准规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规范化程序与管理规则。适用于公务电子邮件的归档与管理,在维护其真实性、完整性和长期可读性的基础上,为其安全保管和有效开发利用提供依据。国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子邮件归档与管理适用本标准。

邮件归档

  2、下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注明日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。

  3、术语和定义

  DA/T l-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。电子邮件 electronic mail、公务电子邮件electronic mail document、公务电子邮件系统electronic mail document system、 电子文件管理系统electronic records management system。

邮件归档

  4、总则

  公务电子邮件自形成时应有严格的管理制度和技术措施,确保其真实性、完整性和有效性。公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应实行全过程管理与监控,保证管理工作的连续性。应明确规定公务电子邮件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求,保证归档公务电子邮件的质量。归档公务电子邮件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,应在内容、相关说明及描述上保持一致。

  公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应纳入各单位公文处理程序和相关人员的岗位责任。机构内设置的公共邮箱(机构内对个人开放的邮箱,邮箱内设有许多文件夹,分别用来讨论工作中不同方面的问题)或共享邮箱(用来供员工发送疑问或者关于执行的公务某一特定方面的信息,只有一定范围内的人员才能使用的邮箱)必须说明创建的目的或理由、邮箱使用者的范围,向使用者阐述邮箱的使用方法和要求。公共邮箱或共享邮箱必须明确相关责任人。系统管理员应设定工作站和电子邮件账户的使用密码,密码应妥善保护,并定期更改。各单位系统管理人员应为使用公务电子邮件系统的工作人员提供能够自动识别病毒特征的软件系统,并确保工作人员在使用文件或查找信息时,其工作站的杀毒软件和防火墙软件的自动保护功能都能启动。病毒特征库应当定期更新。

  5、公务电子邮件的撰写与传递

  6、公务电子邮件的鉴定与归档

  7、归档公务电子邮件的整理

  8、公务电子邮件的移交与接收

邮件归档

  9、公务电子邮件的保管

  档案保管部门应对各单位移交的公务电子邮件制作备份,一式三套,一套封存保管,一套提供利用,一套异地保存。归档公务电子邮件的保管要求应符合GB/T18894–2002中9.4的相关规定。档案部门应定期对公务电子邮件进行检查。公务电子邮件应当定期转移到适宜长期保存的介质上存储。公务电子邮件的删除和销毁应符合GB/T18894–2002中9.8的相关规定。

  公务电子邮件归档与管理规则有这很大联系,通过从范围、规范性引用文件、术语和定义、总则、公务电子邮件的撰写与传递、公务电子邮件的鉴定与归档、归档公务电子邮件的整理、公务电子邮件的移交与接收、公务电子邮件的保管等方面足以表明他们之间的联系。