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电话会议有哪些注意事项?

发布时间:2018-12-07
摘要:电话会议虽然带给大家了不少方便之处,但还是需要注意一下所必要的电话会议的注意事项,不要因为自己的小错误,而打扰或耽误到整个会议的进程。

 

  电话会议虽然带给大家了不少方便之处,但还是需要注意一下所必要的电话会议的注意事项,不要因为自己的小错误,而打扰或耽误到整个会议的进程。

  电话会议的注意事项电话会议简介电话会议就是通过电话线来进行远程会议的一种方式。但是它又超过了传统的公用电话交换网(PSTN),它可以建立在移动电话交互网上,也可以是建立在IP互连网上的一种没有视频的会议,所以我们称电话会议为音频会议或者音频电话会议,组成电话会议的所有设备我们称电话会议系统或音频电话会议系统。

电话会议

  电话会议系统根据参与电话会议的方数(处于不同地点的参会的方),我们分2方,3-6方,6-20方,30-100方,100方以上。电话会议系统主要由两种设备构成,电话会议交互系统(简称会议桥)和电话会议终端(简称会议电话)。会议桥是把各方的声音交互在一起,同时完成会议的组织,会议的秩序,会议广播,指定某人讲话等等。会议电话就是用于电话会议的一个终端设备,它能够收集在一个会议室里所有人(多人)的声音,发送到远端,并能够把远端的声音在本地会议室放大,供本地会议室的人(多人)聆听。

  在召开电话前要请各方参与者学习电话会议设备的特点和使用方法。参看交互设备和会议电话说明书。

  参加电话会议有什么要注意的基本礼节?

  1、尽量减少或消除身边可能的背景噪音源。

  2、发言时首先自报家门,以免造成混淆。例如,可说 “ 我是 XYZ 部门的 Chris Livingston ,我对这个主题有一个问题想问 ” 。

  3、 对与会者称呼其名,表明您对其谈话内容感兴趣。这一点与在会议室开会时进行目光接触有同样效果。

  4、 不要急于答复别人的问题。可以数到三再作答复,以免打断其他与会者。

  5、巧妙地把敏感问题留待会下讨论。例如,可以这么说 “Joe ,我理解你的担心。待会我会打电话给你讨论这个问题 ” 。

  6、听讲时采取主动积极的态度。为了核实别人的话是否真如自己理解的那样,可用自己的话复述听到的内容。 使用会议电话有什么应该注意的事情

  7、会议电话周围60厘米不要放置其他物品,以免挡住自己的声音传到对方。

  8、 会议开始前,用会议电话给其他同事或其他测试号码打个电话,检查音质如何。

  9、调整位置,保证自己可以直接对着会议电话讲话。此外,要保证身边其他与会人员靠近主机,以便发言时别人能听得清。

电话会议系统

  10、注意,会议电话非常灵敏,会传送通风道的气流声、敲笔的声音、翻文件的声音和窃窃私语。

  11、 找到“MUTE”静音按钮。测试静音按钮是否工作正常,以备需要时使用。 怎样能让电话会议更成功、更有效。

  12、 制定会议议程,会前发给与会者。

  13、 准时开始。

  14、 会议开始后,应热情洋溢地问候与会者,并通过点名检查与会者是否已到齐。

  15、通过提问使与会者发言,提高参与程度。

  16、不要让线路处于等候通话状态。如变为等候通话状态,往往会向会场播放等候音乐,干扰会议进程。

  17 、对与会者称呼其名。

  18 、为与会者提供其他资源。

  19、按时结束会议。 如果在会议期间连线意外地中断该怎么办

  20、 如果意外地掉线,您应立即重拨原来使用的拨入号码。如果在二、三分钟内不能拨入会议,请联络会议桥方客户支持中心。 在大方数的电话会议中的注意事项

  21、和正常会议一样,指定主持人

  22、各方在正常接入以后,使用“MUTE”静音键(按两次,所有麦克风灯变为红色,麦克风就全关了),关闭本地会场的发送声音,听取主席会场讲话(主席会场不能关闭麦克风哦),像正常会议一样,每个人都讲话就太嘈杂了。

  23、下边需讲话的一方在得到主持人的通知后,如“请成都的李总讲话,……”,成都方打开麦克风(再按一次“MUTE”静音键),就可以正常讲话了。

电话会议

      电话会议的注意事项有很多,但如果大家用心去看待的话,后期给大家带来的方便是数不胜数的,千万不要因为自己的小过失,而造成大的麻烦,影响了别人也辜负了自己。